Das Seniorenhaus der Antoniuszentrum GmbH, Tönisvorst:
Umsetzung der Zertifizierung nach KTQ für Pflegeeinrichtungen und Alternative Wohnformen im Seniorenhaus der Antoniuszentrum GmbH
Vor dem Hintergrund der sich stetig verändernden gesetzlichen und anderen Rahmenbedingungen sowie der permanent wachsenden Ansprüche von Kostenträgern, Bewohnern und deren Angehörigen, wird zukünftig noch mehr als bisher, von stationären Leistungsanbietern im stationären Pflegebereich, eine steigende Qualität der angebotenen und geleisteten Dienstleistung erwartet.
Ein gut strukturiertes und insbesondere extern nachvollziehbares und prüfbares Qualitätsmanagement-System kann hierbei helfen, diesen Anforderungen gerecht zu werden.
Im Rahmen der Umsetzung hat sich das Seniorenhaus der Antoniuszentrum GmbH 2006 an der Teilnahme der Pilotphase-KTQ für Pflegeeinrichtungen und Alternative Wohnformen entschieden. Hierbei haben wir die Teilnahme an der Pilotphase für einen internen Kurzcheck unserer Qualitätsmanagement-Aktivitäten genutzt. Durch die hierbei aufgezeigten VerbesserungsÂpotentiale, die uns im Weiteren auch im Rahmen einer externen Visitation, die über einige definierte Teilbereiche des KTQ-Kataloges aufgezeigt wurden, ergaben sich hieraus weitere Aktivitäten.
Unter Berücksichtigung unserer Qualitätsmanagement-ziele wurde eine umfangreiche To-do-Liste erstellt, die im Rahmen des KTQ-Projektes umgesetzt werden sollte. Neben dem Einsatz eines hauptamtlichen Qualitätsmanagement-Beauftragten wurden umfangreiche Schulungen der Mitarbeiter in den Bereichen Qualitätsmanagement KTQ-Verfahren durchgeführt. Ein entscheidungskompetenter Lenkungsausschuss als beschlussfassendes Gremium wurde etabliert; gleichzeitig wurden Arbeitskreise und Qualitätszirkel gebildet, die sich mit der Entwicklung, Begleitung und Umsetzung von definierten QM-Teilprojekten beschäftigen. Hierbei hatten die Leiter der Arbeitskreise gemeinsam mit ihren Mitarbeitern die Verantwortung, kriterienbezogen die KTQ-Selbstbewertung durchzuführen.
Neben der Festlegung der Aufbauorganisationen wurde die Ablauforganisation des KTQ-Projektes detailliert geplant. Wichtiger Bestandteil war zunächst die Festlegung eines detaillierten ProjektÂplanes mit entsprechen den Meilensteinen, die terminbezogen durch die Geschäftsführung überÂprüft wurden. Weiterer wichtiger grundlegender Baustein war die Einführung eines elektronischen Dokumentenlenkungs-Systems, in dem alle wichtigen Dokumente veröffentlicht wurden (z.B. QM-Handbuch, KTQ-Selbstbewertung, Verfahrensanweisungen etc.).
Folgende Projekte wurden im Rahmen der Vorbereitung auf die KTQ-Zertifizierung vom Lenkungsausschuss und den entsprechenden Arbeitsgruppen bearbeitet:
- Erarbeitung Unternehmensleitbild/ Führungsgrundsätze
- Erstellung von Stellenbeschreibungen für alle Mitarbeiter
- Optimierung des Beschwerdemanagements
- Durchführung einer Bewohner- und Angehörigenbefragung
- Erarbeitung einer Balanced Scorecard, die die Strategie unseres Seniorenhauses konkretisiert in Unternehmensleitbild, Vision des Unternehmens sowie den daraus abgeleiteten strategischen Zielen, in konkret messbare handlungsorientierte Maßnahmen übersetzt
- Vervollständigung und Optimierung bereits vorhandener Standards und Arbeitsanweisungen
- Flächendeckende Planung von Fort- und Weiterbildungsmaßnahmen mit zentralem Nachweis
- Verabschiedung einheitlicher Dokumentationsstandards sowie einheitlicher Aktenführung
- Ständige Weiterentwicklung eines einrichtungsübergreifenden Risikomanagement-Systems gemäß dem Gesetz für Kontrolle und Transparenz im Unternehmensbereich (KonTraG)
- Flächendeckende Einführung von Verfahrensanweisungen nach vorgegebenen einheitlichem Standard
Ein Zertifizierungsprozess nach KTQ indiziert im Regelfall nachhaltige Veränderungen im Unternehmen, bei der die Mitarbeiterkompetenzen und das umfassende Wissen aller beteiligten Personen eine tragende Rolle spielt. Wichtig ist hierbei, dass die Mitarbeiter regelmäßig durch zielführende Medien (z.B. abgestuftes Besprechungswesen, Informationen im Intranet, Mitarbeiterzeitung etc.) über den jeweiligen Projektstand der KTQ-Umsetzung informiert sind. Die Informationen schaffen Transparenz und Akzeptanz bei den Mitarbeitern, die für eine erfolgreiche Projekt-Organisation unabdinglich sind.
Es ist nicht von der Hand zu weisen, dass der Zertifizierungsprozess nach KTQ-Pflege im Rahmen der Umsetzungsphase einen hohen Zeitfaktor und intensiver Begleitung durch eine Vielzahl von Mitarbeitern bedarf. Gleichwohl haben wir als Fazit der KTQ-Umsetzung in unserer Einrichtung festgestellt, dass der WertschöpfungsÂprozess aus dem KTQ-Projekt um ein Vielfaches höher was als die eingesetzten Ressourcen. So konnte einerseits, im Rahmen der Projektphase, eine Einbindung aller Berufsgruppen und Abteilungen unseres Hauses bei der Umsetzung unserer Unternehmens- und Qualitätsziele erreicht werden, womit die Transparenz für wichtige Unternehmensprozesse erhöht wurde; andererseits konnte das Qualitätsbewusstsein und die Motivation aller Mitarbeiter deutlich erhöht werden. Gerade die aktive Zusammenarbeit verschiedener Mitarbeiter unterschiedlicher Hierarchiegruppen im Rahmen der Selbstbewertung oder während der Projektgruppenarbeit, hat den Zusammenhalt der Mitarbeiter untereinander nachhaltig gefördert. Weiterhin konnten wir als wichtiges Ergebnis feststellen, dass die Verfahrenssicherheit unsere Mitarbeiter im Rahmen externer Prüfungen (z.B. MDK-Prüfung nach § 8 SGB V) erhöht werden konnte.
Mit der Übergabe des KTQ-Zertifikates an unser Haus ist der Zertifizierungsprozess formal beendet; wir wissen aber auch, dass ein erfolgreich etabliertes Qualitätsmanagement-System mit stetigen Verbesserungsprozessen einhergeht, so dass auch für uns der Grundsatz gilt: "nach der Zertifizierung ist vor der Rezertifizierung".
Kontakt:
Dipl.-Kfm. Klaus G. Becker
Geschäftsführer
Antoniuszentrum GmbH